Från och med den 25 maj 2018 ersätts den svenska personuppgiftslagen med den europeiska Dataskyddsförordningen kallad GDPR. Enligt Bostadsrättslagen är föreningen skyldig att hålla ett medlemsregister och en lägenhetsförteckning. Båda dessa register administreras på föreningens uppdrag av vår ekonomiska förvaltare, ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget.
Medlemsregistret är offentligt vilket innebär att vem som helst har rätt att se vilka som är medlemmar i föreningen. Medlemsregistret innehåller uppgifter om föreningens medlemmar i form av namn, adress, lägenhetsnummer och ägarandel. Medlemsregistret innehåller bara aktuella personuppgifter.
Lägenhetsförteckningen innehåller bostadsrättslägenhetens historia och är inte offentlig. Enligt bostadsrättslagen ska följande uppgifter finnas för varje lägenhet i en bostadsrättsförenings lägenhetsförteckning:
- bostadsrättslägenhetens beteckning, belägenhet, antal rum samt övriga utrymmen.
- datum för registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen och den ursprungliga insatsen
- bostadsrättshavarens namn.
- vid överlåtelse (försäljning) av bostadsrätten ska en kopia av överlåtelseavtalet fogas till förteckningen
- uppgift om pantsättning av en bostadsrätt som meddelas föreningen ska antecknas i lägenhetsförteckningen
- uppgift som ändras i förteckningen, ska genast antecknas
- vid övergång av bostadsrätt till annan (till exempel vid gåva, arv) ska antecknas
I föreningens lägenhetsförteckning finns också uppgifter om andrahandsupplåtelser, hyreslokaler, hyresgäster och hyror.
Endast bostadsrättshavaren själv har rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den lägenhet han/hon innehar med bostadsrätt. En bostadsrättshavare kan ge fullmakt exempelvis till en mäklare.
Föreningens andra register
För administration av föreningens garageplatser har föreningen ett garageregister. Det innehåller telefonnummer, adress, e-postadress och garageplats. Garageregistret innehåller bara aktuella personuppgifter. Garageansvarig inom styrelsen administrerar registret och har ensam tillgång till uppgifterna.
För adressering av styrelsens medlemsinformation har föreningen ett e-postregister baserat på medlemsregistret. I adressregistret finns e-postuppgifter och telefonnummer till de medlemmar som anmält att man vill ha utskick av medlemsinformation från styrelsen. Adressregistret innehåller bara aktuella personuppgifter. Sekreteraren inom styrelsen administrerar registret och har ensam tillgång till uppgifterna.
Föreningens e-post
Adress till föreningens e-postlåda är: styrelse@kungsangenentre.se
I föreningens e-postlåda sparas inkommande och utgående e-brev så länge innehållet är aktuellt för åtgärd. Postlådan administreras av styrelsen.
Styrelsens ansvar för dataskyddet
Styrelsen ansvarar för att all behandling av personuppgifter inom brf Kungsängen Entré sker enligt dataskyddsförordningens (GDPR) regler.